BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya
memerlukanorang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling
berinteraksi.Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi
manusia terbentukdari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan
masyarakat. Di dalamkelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk
kepemimpinan yang merupakanmasalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok,
yang terdiri dari atasan danbawahannya.
Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada
komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itudiperlukan adanya
kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi,
maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerjasamatersebut
terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial maupunkebudayaan.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu
keinginanmasing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan
dapatmemberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan
penafsiranpesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasitertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubunganhierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan
komunikasi kelompok.
B.
Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud Komunikasi dalam Organisasi?
2. Apa saja unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi?
3. Bagaimana menyaluran Komunikasi
dalam Organisasi?
4. Apa saja hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi?
5. Bagaimana meningkatkan efektivitas komunikasi?
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi makaseseorang
bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa
menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan
perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam
menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita
(sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun
tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah
solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh
organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Berikut ini
adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa
ahli:
1.
HIMSTREET &
BATY
Komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan.
2.
THEODORSON
& THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau
emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
3.
CHARLES H.
COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan
dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan
menyimpan dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau
informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi
atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini komunikasi dalam organisasi
merupakan hal yang paling penting karena komunikasi bagian penting dari
organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila tidak ada
komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.
B.
Unsur-unsur Komunikasi dalam Organisasi
Unsur-unsur komunikasi dalam organisasi
adalah
1.
Komunikator
(communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang
berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.
2.
Menyampaikan
berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau
menyiarkan.
3.
Berita-berita
yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.
4.
Komunikan
(communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung.
Dengan kata lain orang yang menerima berita. Tanggapan atau reaksi (response),
dalam bentuk jawaban atau reaksi.
5.
Kelima unsur
komunikasi tersebut (Komuniakator), Menyampaikan berita, Berita-berita yang
disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh
dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan
terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling
ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan
oleh semua unsur tersebut.
C.
Penyaluran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi Internal
1.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah
sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward comunication) dimulai
dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan
manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama
komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi,
nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan sera memberikan informasi kepada
para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Berita – berita
ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan dan biasanya disampaikan melalui
memo, laporan, atau dokumen lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan
percakapan serta melalui interaksi orang perorang atau kelompok-kelompok kecil.
Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi
ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.
Fungsi utama
komunikasi ke atas (upward communication)adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tetang apa
yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe
komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan
permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau
informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk
komunikasi seperti kebijaksanaan, sistem komunikasi informal, survey sikap,
dewan manajemen karyawan, atau sistem inspektur jendral dirancang untuk
memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.
2.
Komunikasi
Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para anggota dalam
kelompok kerja yang sama. Dan antara departemen-departemen pada tingkatan yang
sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi
tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan
konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
3.
Komunikasi
Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara
menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai
hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Bahwa hubungan-hubungan yang
ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk
beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.
D.
Hambatan-hambatan dalam Komunikasi Organisasi
Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam membangun organisasi,
tetapi komunikasi tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang
menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi
efektif tersebut, dengan dikelompokkan
sebagai berikut:
1.
Hambatan – hambatan
Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat hirarki bila suatu
organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah
komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk
mencapai tempat tujuan dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita
yang mengalir keatas atau kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui
beberapa “Filter”, dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri.
Wewenang
manajerial tanpa wewenang
untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer
dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada
kenyataannya bahwa seseorangyang mengendalikan orang lain juga menimbulkan
hambatan – hambatan terhadapa komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka
tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat
membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi
dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam
kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling”
antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi
. meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga
menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan
orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi,
kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa
bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya, dapat menghalangi
perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya
kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan –
hambatan antar pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa berita – berita
yang mereka kirim akan berubah akan menyimpang, bahkan bila hambatan-hambatan
komunikasi organisasional tidak ada. Banyak kesalahan komunikasi disebabkan
bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidak
sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan
anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif , b) status atau kedudukan
komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran lemah, e) ketidak tepatan
penggunaan bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan dalam proses komunikasi :
Persepsi
selektif persepsi adalah proses yang menyeluruh dengan
mana seseorang menseleksi, mengorganisasikam, dan mengartikan segala sesuatu
lingkungannya, segera setelah seseorang menerima sesuatu, akan
mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang berarti. Dalam hal ini
pengalaman mengajarkan seseorang dengan reaksi tertentu, bila seseorang
mendengar suara kereta api, maka dia mengharapkan akan melihat kreta api.
Seorang karyawan menjadi “definisi”secara otomatis bila dipanggil atasannya .
dengan kata lain, pengharapan yang mengharapkan seseorang untuk melihat atau
mendengar kejadian, orang , objek atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin
lihat atau dengar . hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut sehubungan dengan
persepsi selektif :
a.
Penerimaan akan
menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman dana bagaimana mereka telah
“belajar’ untuk menghadapi sesuatu .
b.
Penerima akan
menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur
kepribadian yang kuat . berita yang bertentangan dengan kenyakinan seseorang
cenderung untuk ditolak.
c.
Penerima akan
cenderung mengelompokkan dan menyiampan karakteristik-karakteristik pengalaman
mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
Pelajaran
bagi manajer untuk memahami sebanyak mungkin tentang kerangka kesukaan,
kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa, dan stereotip (prosen penyusunan
berita menjadi seperti sesuatu yang diharapkan) dari penerima, agar dapat
mengkomunikasikan pengertian secara efektif.
Status komunikator.
Hambatan utama komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai.
Mepertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar kerakteristik-karakteristik
pengirim (sumber), terutama kredibilitanya. Kredibilitas didasarkan “keahlian”
seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan
seseorang bahwa orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer
harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang terpercaya dan dapat
dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat dari pemulaan.
Keadaan membela diri,
perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga
menimbulkan hambatan-hambatan
komunikasi. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah,
gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat
pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai deensif. Keadaan ini
membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa uang akan dikatakan dan bukan
pada apa yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila seseorang karyawan terancam
akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan
berita secara tepat dengan memberi reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah.
Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi
hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi :
1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang
sedang dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau
tanda-tanda (seperti melihat jam, memandanglangit, menunjukkan kegelisahan); 3)
menunujkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan
dan 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan
bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Sebagai contoh,
perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang
tidak konsiten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat
menghambat komunikasi.
E.
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
Berbagai
penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai
komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai
cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi.
Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan
yang disajikan sebelumnya.
1.
Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi,
komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus
memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya dengan cara itu
kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar
menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan
komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah
komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan
“layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran
kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau
survey.
2.
Penggunaan Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan
umpan balik berita-beria yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan
proses komunikasi berjalan lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling
sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya secara efektif.
Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan mendapatkan
umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan
jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Disamping itu, tipe komunikasi yang
digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam penentuan umpan balik macam
apa yang akan di dapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan
aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh, setelah memberikan
penugasan tugas suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, “apa saudari mengerti?”
atau “apakah saudara mempunyai pertanyaan” atau “apakah ada yang belum saya
jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban,
sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan dengan mengatakan :
“pekerjaan ini adalah penting, sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan
kepada saya apa yang akan saudara lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik.
Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yang dapat
digunakan untuk meningkatkan efektivitas kominukasi melalui penggunaan umpan
balik.
d.
Menjadi Komunikator Yang Lebih Efektif
Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak manajer, seperti halnya
mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya diluar pekerjaannya. Oleh
karena itu latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan
perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan
bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan terhadap latar belakang penerima
berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psikolog,
dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang
klien mereka, yaitu active listening (aktif
mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan
manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective statements (pernyataan baik)
oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para manajer dalam proses komunikasi,
membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator
yang lebih efektif.
e.
Pedoman Komunikasi Yang Baik
Amerika Management Asosiations (AMA) telah menyusun sejumlah
prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good
Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini
disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas
adalah sebagai berikut:
1) Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum
dikomunikasikan.
2) Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3) Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja
komunikasi akan dilakukan.
4) Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bilaperlu, dalam perencanaan
komunikasi.
5) Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar
berita selama berkomunikasi.
6) Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu
yang membantu atau umpan balik.
7) Ikuti lebih lanjut komunikasi yang dilakukan.
8) Perhatikan konsistensi komunikasi.
9) Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10) Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk
dimengerti tetapi untuk mengerti.
Prinsip-prinsip
ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi.
BAB III
PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Komunikasi
adalah sarana untuk berhubungan, telebih dalam sebuah organisasi. Organisasi mencakupi
seluruh kegiatan apa yang telah direncanakan, dan untuk melaksanakan rencana
yang telah disusun diperlukan komunikasi yang baik agar apa yang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan apa yang direncakan sebelumnya. Dalam organisasi terdapat bermacam-macam
hambatan, untuk menyelesaikan hambatan-hambatan tersebut di perlukan umpan
balik agar tercipta iklim komunikasi dua arah.
B.
SARAN
Seorang manajer
baiknya melakukan komunikasi dengan seluruh aspek dalam organisasinya tersebut
agar tercipta “lingkungan kerja” yang baik. Hal tersebut dapat meningkatkan
kualitas kerja, sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan baik.
T.
Hani Handoko, Manajemen Edisi 2, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar